Mit der Einführung des Bürokratieentlastungsgesetzes IV (BEG IV) stehen bedeutende Änderungen bevor, die speziell darauf abzielen, Bürokratie abzubauen und die Digitalisierung voranzutreiben. Eines der zentralen Elemente dieses Gesetzes ist die Abschaffung der Schriftformerfordernisse für viele Dokumente, darunter auch Arbeitszeugnisse.
Die wichtigsten Punkte für Personalabteilungen
- Ersetzung der Schriftform durch Textform: Arbeitsverträge und andere relevante Dokumente können zukünftig digital abgeschlossen und verwaltet werden, was den Papieraufwand erheblich reduziert.
- Verkürzung der Aufbewahrungsfristen: Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen werden von zehn auf acht Jahre verkürzt.
- Elektronische Arbeitszeugnisse: Die Ausstellung von Arbeitszeugnissen kann künftig auch in elektronischer Form erfolgen.
- Elektronische Aushangpflichten: Informationen, die bisher ausgehängt werden mussten, können nun digital zur Verfügung gestellt werden.
Was ist das Bürokratieentlastungsgesetz IV?
Das Bürokratieentlastungsgesetz IV ist eine Maßnahme der deutschen Bundesregierung, die darauf abzielt, die Bürokratie in Unternehmen zu reduzieren und die Digitalisierung zu fördern. Durch die Vereinfachung von Formerfordernissen, Melde- und Aufbewahrungspflichten sollen Unternehmen entlastet und gleichzeitig die Effizienz erhöht werden. Insbesondere werden digitale Dokumente rechtlich anerkannt, was den Weg für innovative Lösungen wie das digitale Arbeitszeugnis ebnet.
Am 13.03.2024 beschloss das Bundeskabinett den Regierungsentwurf des BEG IV und soll, nach Einbringung noch erwarteter Änderungen, nach der parlamentarischen Sommerpause vom Bundesrat bestätigt werden. Die Änderungen könnten damit bereits im Herbst 2024 in Kraft treten.
Was wird sich hinsichtlich Arbeitsverträgen ändern?
Durch die bestehende Formfreiheit bei Arbeitsverträgen ist es bereits heute möglich Arbeitsverträge digital zu unterschreiben. Allerdings gilt dies derzeit nicht für die wesentlichen Arbeitsvertragsbedingungen, welche laut Nachweisgesetz in Schriftform dokumentiert werden müssen. Da diese Arbeitsvertragsbedingungen in der Praxis oftmals Bestandteil des Arbeitsvertrags sind, erstreckt sich das Schriftformerfordernis auf den gesamten Arbeitsvertrag, wodurch dieser erst mit in Kraft treten des BEG IV vollständig digital unterschrieben und abgeschlossen werden darf (z.B. per E-Mail).
„Nach Übereinkunft der Bundesregierung und der Regierungsfraktionen ist beabsichtigt, dass der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in Textform möglich sein soll, sofern das Dokument für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber einen Übermittlungs- oder Empfangsnachweis erhält“, schreibt die Bundesregierung dazu.
Welche Auswirkungen hat das BEG IV auf Arbeitszeugnisse?
Bisher war vom Gesetzgeber vorgeschrieben, dass Arbeitszeugnisse in schriftlicher Form ausgestellt und unterzeichnet werden müssen. Mit dem BEG IV entfällt diese Pflicht. Das bedeutet, dass Arbeitszeugnisse zukünftig auch in digitaler Form erstellt und übermittelt werden können. Durch diese Änderung werden digitale Arbeitszeugnisse rechtlich schriftlichen Arbeitszeugnissen gleichgestellt. Aufwendiges Ausdrucken, Unterschreiben und Versenden von Arbeitszeugnissen gehört damit der Vergangenheit an. Stattdessen können Arbeitszeugnisse einfach und schnell digital erstellt, unterzeichnet und versendet werden. Dies beschleunigt zum einen den Prozess innerhalb von Arbeitgebern/Personalabteilungen signifikant. Zum anderen erleichtern die digitalen Arbeitszeugnisse Arbeitnehmer bei neuen Bewerbungen, welche heutzutage fast ausschließlich in digitaler Form erfolgen.
Können Arbeitszeugnisse digital unterschrieben werden?Der gesetzliche Anspruch zum Erhalt des Arbeitszeugnisses im Original führt in der aktuellen Rechtsprechung und gelebten Praxis dazu, dass Arbeitszeugnisse im "physischen" Original übergeben und entsprechend auf Papier unterschrieben werden (müssen). Mit dem BEG IV soll dies analoge Handhabung ein Ende haben.
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Demo-Termin buchen zum ZeugnisgeneratorDigitale Unterschriften
Grundsätzlich existieren 3 Niveaus von digitalen Signaturen:
- die einfache elektronische Signatur (EES)
- die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
- die qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Welche digitale Signatur für welches HR-Dokument erforderlich ist, wird wohl erst der finale Gesetzestext zeigen.
Digitale Arbeitszeugnisse
Nach aktuellem Entwurf wird für die Erstellung von rechtlich gültigen digitalen Arbeitszeugnissen, eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich sein. Diese Signatur bestätigt die Echtheit des Dokuments und die Identität des Unterzeichners. Hierzu wird ein digitales Zertifikat verwendet, das von einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle ausgestellt wird. Sobald das Arbeitszeugnis erstellt ist, wird es elektronisch signiert und kann dann sofort per E-Mail an Mitarbeitende versendet werden.
Digitale Signaturen können über Anbieter wie Docusign, Adobe Sign oder d.velop Sign sehr einfach in bestehende betriebliche Prozesse integriert werden.
Digitale Arbeitszeugnisse schon heute in der Praxis
Zur Reduzierung internen Aufwände und da heutzutage immer mehr Mitarbeitende einfache Prozesse und digitale Dokumente erwarten, kommt es immer häufiger in Unternehmen vor, dass bereits jetzt elektronisch unterschriebene Arbeitszeugnisse erstellt und übergeben werden. Dafür werden Mitarbeitende ganz einfach gefragt, ob Sie ihr Arbeitszeugnis vollständig digital oder analog in Papierform ausgehändigt bekommen wollen. Die Praxis zeigt, dass über 90% der Mitarbeitenden die digitale Variante bevorzugen und ihr Einverständnis dafür geben.
Durch die vorliegende Erlaubnis des Zeugnisempfängers können Arbeitszeugnisse deutlich schneller überreicht werden, wovon beide Seiten profitieren. Mit dem BEG IV könnten dann alle Arbeitgeber und - nehmer ohne Erlaubnisprozess profitieren.
Schwachstellen des Gesetzentwurfs?
Der Teufel könnte auch hier im Detail stecken. Arbeitszeugnisse werden, vor allem aufgrund der verklausulierten Zeugnissprache und den gesetzlichen Vorgaben (wohlwollend, wahrheitsgemäß) seit je her im Detail hinsichtlich versteckter Botschaften begutachtet. Vorläufige Entwürfe des BEG IV sahen noch Schwachstellen hinsichtlich einer möglichen Abweichung vom Ausstellungsdatum im Zeugnis und dem digital dokumentierten Datum der Signatur vor. Hier bleibt zu hoffen, dass eine praxisnahe Handhabung den Weg in das finale Gesetz, aber auch in die gelebte Praxis in Unternehmen schafft.
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Demo-Termin buchen zum ZeugnisgeneratorFazit
Der Gesetzesentwurf hat das Potential die tägliche Arbeit in allen Personalabteilungen der Bundesrepublik zu vereinfachen. Alleine die Millionen von Arbeitszeugnissen die jährlich erstellt, ausgedruckt und postalisch versendet werden könnten damit deutlich schneller und umweltfreundlicher übergeben werden. Dies wäre eine Win-Win-Situation für alle Prozessbeteiligten. Bleibt zu hoffen, dass keine Hürden den Weg in die finalen Gesetzestexte finden, die praxisuntauglich sind oder die erhoffte Erleichterung signifikant erschweren und einschränken.