Wie Automatisierung Personalvermittlungsprozesse optimiert.
Vom Bewerbungseingang bis zur Stellenbesetzung fällt eine große Anzahl verschiedener Handgriffe an, die der Recruiter erledigen muss. Einpflegen der Bewerbungsdaten, Exposé -Erstellung und geeignete Kandidaten dem Kunden vorschlagen sind nur einige der vielen Schritte. Besonders die administrativen Aufgaben nehmen viel Zeit der Personaldienstleister ein. Sollten diese nicht qualitativ vermitteln, statt Excel Tabellen auszufüllen?
In diesem Artikel erfahren Sie, warum die Digitalisierung Ihnen dabei hilft, sich auf Ihre Hauptaufgabe – die Personalvermittlung – zu fokussieren und noch viele weitere Vorteile mit sich bringt.
Einfache Datenverwaltung und -verarbeitung
Automatisierte Prozesse sparen Zeit und sollten deswegen wo immer möglich den Recruiter unterstützen. Sei es bei großen Zeitfressern wie dem Auslesen der eingegangenen Bewerbungen und Exposé-Erstellung oder den vielen kleinen administrativen Tätigkeiten, wie Statusänderungen der einzelnen Kandidaten. All dies kann heutzutage mit den bestehenden Lösungen automatisiert werden.
Alles was leicht von der Hand geht, macht auch Spaß und bleibt nicht liegen. Das Anpassen und Verwalten der automatisch vorgefüllten Exposé-Varianten kann durch intuitive Editoren stark vereinfacht und durch smarte Prozesse wie eine automatische Übersetzung und Anonymisierung von Exposés massiv unterstützt werden.
In Zeiten wo es wichtig ist Kandidaten schnell zu finden, Unterlagen aufzubereiten und so zeitnah wie möglich beim Kunden vorzuschlagen bevor es die Konkurrenz tut, bietet eine gezielte Automatisierung der größten Zeitfresser einen echten Wettbewerbsvorteil.
Kandidaten und Stellen zuweisen
Auch das Zuweisen zu offenen Stellen bei Kandidaten, die sich initiativ bewerben oder für mehrere Stellen geeignet sind, kann mit Hilfe der richtigen Software signifikant unterstützt werden. Der TalentScout bietet hier beispielsweise nicht nur ein smartes Jobmatching für kundenseitig ausgeschriebene Stellen, sondern auch ein Matching mit deutschlandweit ausgeschriebenen Stellen. Dies ermöglicht auch das Vermitteln von qualifizierten Kandidaten für die aktuell kein Mandat vorliegt.
Einfache Kollaboration durch Aktivitäten-Tracking
Digitale Lösungen unterstützen vor allem auch bei der Verwaltung aller Informationen zu Vorgängen und Personen. Wer hat wann welche Anpassungen an Kandidatenprofilen vorgenommen, wann wurden Kandidaten an welchen Mandanten rausgeschickt und welches Feedback zum Kandidaten ist eingegangen.
Insbesondere Letzteres bietet einen enormen Mehrwert. Werden Exposés nicht nur im Word erstellt, als PDF gespeichert und herausgeschickt ergeben sich neue Möglichkeiten. HTML-Exposés sehen nicht nur unvergleichbar hochwertig auf mobilen Endgeräten aus, sie erlauben auch das Tracken von Öffnungsraten und ein sofortiges Feedback der Kunden. Alle Recruiter sind zu jederzeit über alles informiert, durch eine lückenlose Echtzeit-Dokumentation.
Reporting
Zunehmend fließen Erkenntnisse und Vorgehensweisen aus dem Marketing in die Personalabteilung. Dazu gehört auch das für viele noch unbekannte digitale Erfassen und Auswerten von Daten. Welche Anzeigen funktionieren besonders gut, welche Kanäle bringen die besten Kandidaten, wie lange benötigen Mitarbeiter vom Bewerbungseingang bis zur Vorstellung beim Kunden, wie viele Kandidaten werden durchschnittlich pro Auftrag vorgeschlagen usw. Auch hierbei bieten vereinzelt Software-Lösungen mächtige Reporting-Möglichkeiten.
Flexibel agieren
Bei der Auswahl einer Lösung zur Verwaltung der Kandidaten fällt die Entscheidung zwischen On-Premise und cloudbasierten Systemen. Eine Cloudsoftware bietet auch den Vorteil, dass Sie immer und überall darauf zugreifen können, egal ob im Home Office oder auf Geschäftsreise. Zudem können solche Systeme ohne Implementierungsaufwand sofort getestet und eingesetzt werden. Die Frage nach technischen Voraussetzungen im Unternehmen entfällt fast vollständig.
Werden Erwartungen nicht erfüllt, kann zu jederzeit gekündigt werden, ohne interne Implementierung rückgängig machen zu müssen. Der Artikel „Vorteile von Cloudsoftware“ diskutiert dies ausführlich. Zusätzlich bieten einige Lösungen Schnittstellen zu anderen Software-Lösungen, so dass auch ein Zusammenspiel mit ggf. bestehender Software ermöglicht wird.
Zusammenfassung
Die Digitalisierung stellt ein Unternehmen nicht vor große technische Herausforderungen, wenn die geeignete Software zur Prozessautomatisierung passend gewählt wird. Lösungen auf Cloudbasis benötigen nur einen Internetzugang und können über Schnittstellen mit bestehenden Systemen verbunden werden. Durch zahlreiche Features werden Ihnen administrative Aufgaben abgenommen und Sie können sich auf eine schnelle und qualitativ hochwertige Vermittlungen Ihrer Kandidaten konzentrieren.
Zusätzlich erhalten Sie schlanke und transparente Prozesse, die Sie jederzeit auswerten können. Eine intelligente Digitalisierung bietet viele Chancen und die Einführung entsprechender Software bietet oft den Grundstein für zukünftige Prozessverbesserung. Sei es zur Reduzierung der notwendigen Bearbeitungszeit, zur Kostensenkung oder zur Erhöhung der Vermittlungsraten.
Sollten Sie daran interessiert sein, die oben genannten Funktionalitäten bei sich im Unternehmen einzusetzen, kontaktieren Sie mich gerne oder informieren Sie sich hier über den TalentScout .
Automatisierungen im VermittlungsprozessesDer TalentScout übernimmt viele operative und administrative Tätigkeiten durch gezielte Automatisierung und beschleunigt somit interne Prozesse und sorgt dabei für eine schnellere Vermittlung der Kandidaten.
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