Arbeitnehmerdatenschutz: Aktuelle Entwicklungen und Praxistipps

Was bedeutet Arbeitnehmerdatenschutz?

Arbeitnehmerdatenschutz bezeichnet den Schutz personenbezogener Daten von Beschäftigten innerhalb eines Unternehmens. Ziel ist es, die Privatsphäre der Mitarbeitenden zu wahren und sicherzustellen, dass deren Daten rechtmäßig und verantwortungsvoll verarbeitet werden. In Zeiten zunehmender Digitalisierung, etwa durch digitale Personalakten und elektronische Arbeitszeugnisse, gewinnt dieses Thema stetig an Bedeutung.

Rechtlicher Rahmen: DSGVO, BDSG und aktuelle Änderungen

EuGH-Urteil und seine Folgen

Ein Meilenstein im Arbeitnehmerdatenschutz war das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) von 2023. Der EuGH stellte klar, dass die deutschen Vorgaben (§ 26 Abs. 1 BDSG) nicht vollständig mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vereinbar sind. Demnach müssen Unternehmen nun vor allem auf die allgemeinen DSGVO-Regeln – insbesondere Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO – für die Verarbeitung von Mitarbeiterdaten zurückgreifen (wts.com).

Geplantes Beschäftigtendatenschutzgesetz

Als Reaktion auf das Urteil plant die Bundesregierung ein neues Beschäftigtendatenschutzgesetz. Dieses sieht unter anderem vor:

Präzisere Regelungen zur Überwachung (z.B. Videoüberwachung, Ortung)
Erweiterte Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats, etwa bei der Bestellung von Datenschutzbeauftragten
Detaillierte Anforderungen an die Datenverarbeitung im Arbeitsverhältnis
Weitere Informationen hierzu finden Sie auf dr-datenschutz.de.

Digitalisierung und E-Arbeitszeugnis

Seit 1. Januar 2025 dürfen Arbeitszeugnisse elektronisch ausgestellt werden – vorausgesetzt, der Arbeitnehmer stimmt zu und das Dokument wird mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Das vereinfacht Prozesse und unterstützt einen modernen, digitalen HR-Workflow.

Praktische Pflichten für Unternehmen

Löschung und Aufbewahrung von Arbeitnehmerdaten

Nach aktueller Rechtsprechung müssen Daten ausgeschiedener Mitarbeitender – insbesondere öffentliche Profile oder Mitteilungen auf Unternehmenswebsites und Social Media – unverzüglich gelöscht werden (haufe.de). Für buchhalterische Dokumente gelten mit dem neuen Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) ab 2025 verkürzte Aufbewahrungsfristen von nur noch acht Jahren.

Informations- und Auskunftspflichten

Arbeitgeber sind verpflichtet, Mitarbeitende transparent über die Verarbeitung ihrer Daten zu informieren. Diese Informationspflichten umfassen:

Zweck der Datenverarbeitung
Rechtsgrundlagen (meist Art. 6 DSGVO)
Aufbewahrungsdauer und Löschfristen
Rechte der Beschäftigten (z.B. Auskunft, Berichtigung, Löschung)

Mitbestimmung und Datenschutzbeauftragter

Der Betriebsrat erhält künftig mehr Einfluss bei der Bestellung und Abberufung des Datenschutzbeauftragten. Unternehmen sollten diesen Prozess transparent und unter Einbeziehung der Arbeitnehmervertretung gestalten.

Praxistipps für die Umsetzung im HR-Alltag

1. Prozesse regelmäßig überprüfen und dokumentieren

Führen Sie regelmäßige Audits Ihrer HR-Datenverarbeitung durch.
Dokumentieren Sie alle Verarbeitungstätigkeiten in einem Verzeichnis gemäß Art. 30 DSGVO.
Überprüfen Sie Ihre Einwilligungsvorlagen und Mitarbeiterinformationen.

2. Datenschutzfreundliche Tools einsetzen

Nutzen Sie digitale Lösungen, die DSGVO-konform sind und sich in Ihre HR-Systeme wie Personio oder SAP SuccessFactors integrieren lassen. Das erleichtert nicht nur die Verwaltung, sondern reduziert auch Fehlerquellen.

3. Mitarbeitende sensibilisieren

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig zum Thema Datenschutz – insbesondere im Hinblick auf elektronische Dokumente, interne Kommunikation und Social Media.

4. Offboarding-Prozesse optimieren

Beim Offboarding sollten Sie sicherstellen, dass alle personenbezogenen Daten ehemaliger Mitarbeitender fristgerecht gelöscht werden. Denken Sie auch an Social Media Accounts und E-Mail-Weiterleitungen.

5. Elektronische Arbeitszeugnisse sicher erstellen

Nutzen Sie moderne Tools zur Erstellung digitaler Arbeitszeugnisse, die eine qualifizierte elektronische Signatur unterstützen. Das spart Zeit und sorgt für Rechtssicherheit. Mit Lösungen wie dem verlingo Zeugnisgenerator können Sie den Prozess effizient und datenschutzkonform gestalten.

Fazit

Der Arbeitnehmerdatenschutz befindet sich im Wandel – nicht zuletzt durch die Digitalisierung und aktuelle Rechtsprechung. Unternehmen müssen ihre Prozesse und Systeme kontinuierlich anpassen, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen und das Vertrauen ihrer Mitarbeitenden zu stärken. Wer Datenschutz als Teil der Unternehmenskultur begreift, ist für die Zukunft bestens aufgestellt.

Weiterführende Informationen: